In 2024 werd Supermarktketen Poiesz uitgeroepen tot 'Klantvriendelijkste Supermarkt'; een titel die hun toewijding aan klanttevredenheid onderstreept. Net als veel andere supermarktketens kampte Poiesz echter met een hoge promotiedruk. De keuze om repleniQ van Axians in te zetten om hun promotievoorraad te managen, bleek een goede move. 

Handmatig werk en uitdagingen op het DC 

Met 84 winkels is Poiesz een bekende supermarktketen in het noorden van het land. Een supermarktketen die er alles aan doet haar klanten te voorzien van de beste beleving, zo ook tijdens promoties. De hoge promotiedruk – een gedeelde uitdaging in food én non-food retail – bemoeilijkte dit.

Victor: 'In de week voorafgaand aan nieuwe promoties, werden de bestellingen van de artikelen in de promotie door het filiaal handmatig besteld. Dit deed de winkel op basis van eigen kennis in combinatie met omzetgegevens van eerder promoties. Een tijdrovende klus, die een groot beroep deed op de kennis van de winkelmedewerkers.'

Dit zorgde dan weer voor uitdagingen in het tijdig en juist beleveren van de winkels én de planning op het distributiecentrum (DC), vertelt Supply Chain Manager Vincent Wagenaar. 'De leveraantallen werden in de loop van de week duidelijk, waardoor er vaak last minute veel spullen moesten worden verzameld en de extra inzet van personeel noodzakelijk was.'

Teveel of te weinig promotievoorraad 

Ook tijdens de promoties ondervond Poiesz uitdagingen. 'We hadden te maken met derving enerzijds en tekorten anderzijds. Dat laatste leidde tot ontevredenheid onder klanten en gemiste verkoopkansen, wat vaak werd opgelost met extra last-minute bestellingen. Zeer onwenselijk, want dat creëerde geregeld extra derving en wederom onrust op het DC. Ook leidde dit vaak tot extra kosten voor logistiek', aldus Vincent.

Promotieondersteuning van repleniQ 

Poiesz gebruikt al jaren repleniQ voor de reguliere goederenstroom. Vanwege de uitdagingen rondom de promoties, was nu het juiste moment om ook de promotieondersteuning van repleniQ te activeren. Op basis van historische ‘referentie acties’ (acties van dezelfde artikelen in een eerdere periode) en de commerciële doelstelling, genereert repleniQ namelijk ook voor promoties automatisch een betrouwbare forecast met bijbehorend besteladvies.

En dat werkt goed, aldus Victor: 'Dit levert voor elke deelnemende winkel een op maat gemaakt geautomatiseerd besteladvies per product op, dat medewerkers in de winkel kunnen beoordelen. Ze hebben de mogelijkheid de adviezen naar eigen inzicht bij te stellen, ondersteund door informatie die het beoordelen vergemakkelijkt. We merken dat het aanpassen steeds minder gebeurt. Het vertrouwen in de nieuwe werkwijze neemt toe.'

Dit bespaart tijd op de winkelvloer en creëert rust op het DC. Vincent: 'We krijgen op een vast moment in de bestelcyclus alle bestellingen in één keer binnen, geconsolideerd per artikel voor alle winkels. Dit maakt het plannen en uitvoeren van de promoties veel eenvoudiger en meer gecontroleerd.'  

Promotieartikelen mee in het reguliere bestelproces 

'De bestelling voor promotieartikelen gaat mee in het reguliere bestel- en leverpatroon. Dit houdt in dat er in het reguliere bestelproces rekening wordt gehouden met de promoties, waardoor Poiesz voortdurend zicht heeft op de in de winkel aanwezige producten. Dus ook op de voorraad inclusief promoties', aldus Vincent. 

Ook ondersteuning tijdens promotieperiode 

Gedurende de looptijd van de promotie biedt repleniQ ook ondersteuning. Victor: 'repleniQ houdt op basis van kassadata bij of de promotie verloopt volgens de forecast en de beschikbare voorraad hierop aansluit. Dit hoeft dus niet meer handmatig te worden gecontroleerd, wat de winkel veel tijd scheelt. repleniQ plaatst indien nodig extra bestellingen of laat minder binnenkomen.'

De geautomatiseerde besteladviezen besparen Poiesz meerdere uren per winkel per week”

'Dankzij de forecasts en promotieondersteuning van repleniQ hebben we beter controle over de beschikbaarheid van promoties. De geautomatiseerde besteladviezen besparen Poiesz meerdere uren per winkel per week. Die tijd kan in een filiaal worden besteed aan het bedienen van klanten en optimaliseren van andere winkelprocessen.' Een belangrijk voordeel voor de klantgerichte Poiesz. 'Ook zorgt het voor een betere beschikbaarheid van promotionele informatie en daar zijn we blij mee', aldus Victor. Vincent voegt toe: 'Daarnaast komt de gestructureerde en efficiëntere uitvoering van de promoties de hele organisatie ten goede, zeker ook het DC.'

Tevreden klanten 

Maar het belangrijkste is en blijft de klant. 'En ook die heeft baat bij dit alles. We hebben een verbeterde promotievoorraad. We kunnen de klanten tot het einde van de actie goed gevulde promotievakken bieden, want de forecasts van repleniQ vertellen ons wat we tijdens de promoties mogen verwachten. Dat is cruciaal voor een succesvolle promotie en tevreden klant.'

Dit artikel is gesponsord door Axians.